Assistant à la gestion des dossiers/divulgation et accès à l'information (STS), PSEG

Qualité : STS6

Poste n° : 50095185

LA POSITION:

Personnel à court terme : Assistant à la gestion des dossiers /divulgation et accès à l'information

 

L'objectif du recrutement de l' assistant en gestion des documents /divulgation et accès à l'information est de fournir une assistance technique dans la mise en œuvre continue des politiques de gestion des documents et archives et de divulgation et d'accès à l'information, y compris le contrôle de la conformité de la divulgation en assurant la liaison avec les unités et départements concernés de la Banque. , gérant tous les aspects des communications avec les parties prenantes internes et externes, contribuant à la collecte des exigences pour la mise en œuvre de Sankofa et formant le département de la Banque à l'utilisation de Sankofa. Il/Elle aidera également à la formation (pour le DAI et la gestion des dossiers), préparera les données et les rapports de reporting et fournira tout autre soutien si nécessaire.

 

FONCTIONS CLÉS :

 

Sous la supervision du responsable principal de la gestion des documents et des dossiers, l' assistant à la gestion des documents /divulgation et accès à l'information effectuera les tâches suivantes :

 

Tâches liées à la divulgation et à l'accès à l'information :

1. Aider la Section de gestion des documents et des archives/Unité de divulgation dans la
   mise en œuvre de la politique de divulgation et d'accès à l'information (DAI)et le respect de ladite politique ;
2. Assurer la liaison avec les départements concernés de la Banque et surveiller la capture, le traitement et la divulgation en temps opportun des documents sur les sites Web externes de la Banque ;
3. Examiner et répondre aux demandes d'informations des parties prenantes internes et externes ;
4. Aider à la mise à jour et à la maintenance des sites Web externes et internes de DAI ;
5. Concevoir tous les modèles nécessaires requis pour la divulgation et l'accès à l'information ;
6. Fournir une formation DAI, collecter des statistiques sur la divulgation, rédiger des rapports et se concentrer sur des rôles de conseil et de soutien ;
7. Aider la Section de la gestion des documents et des archives/Unité de divulgation à préparer les correspondances, la documentation, les tableaux, les graphiques, les documents d'information et les présentations, selon les besoins ;
8. Effectuer des tâches administratives, des recherches documentaires et toute autre tâche requise par la section ;
9. Soutenir d'autres initiatives ou activités de la division, y compris la préparation des rapports annuels au conseil d'administration.

 

Tâches liées à la gestion des dossiers :

10. Aider la Section de gestion des documents et des archives/Unité de divulgation dans la mise en œuvre de la politique du Groupe de la Banque en matière de gestion des documents et d'archiveset le respect de ladite politique ;
11. Aider à l'élaboration, à la mise en œuvre et à l'évaluation des
    normes, méthodes, procédures, plans de classement et lignes directrices en matière de gestion des documents pour les documents physiques et numériques ;
12. Participer à la mise en place d'une nouvelle solution de gestion électronique de documents et de dossiers (Sankofa); soutenir la maintenance du microsite Web du Ministère ;
13. Aider au stockage et à la récupération efficaces des informations et des dossiers physiques et électroniques ;
14. Aider à la prestation de séances de formation et d'information liées aux nouvelles technologies, processus, etc. de gestion de l'information et des dossiers.
15. Aider au déplacement des dossiers et être capable de soulever 25 kilogrammes et de travailler debout pendant de longues heures.

 

COMPÉTENCES (aptitudes, expérience et connaissances) :

 

• Au minimum un Baccalauréat\Licence (BAC+3), en bibliothéconomie et sciences de l'information, en systèmes d'information de gestion, ou tout autre domaine connexe.
• Au moins quatre (4) années d'expérience professionnelle pertinente.
• Solides compétences organisationnelles et souci du détail.
• Maîtrise de l'anglais et/ou du français.
• Solide connaissance des questions de confidentialité des informations.
• Connaissance des théories, des principes et des meilleures pratiques des systèmes/technologies de GI/RM et capacité d'évaluer les implications des technologies émergentes.
• Excellentes compétences interpersonnelles et de communication.
• Maîtrise des produits Microsoft, notamment Windows, Word, Excel, PPT et SAP.
• Capacité à prioriser les tâches sous pression de manière organisée.
• Bonnes compétences écrites et orales en français ou en anglais avec une bonne connaissance pratique de l'autre langue.

 

Conditions:

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Seules les candidatures retenues seront contactées