Assistante d'équipe (STS), ADEA

Qualité : STS6

Poste n° : 50088700

LA POSITION:

 Le personnel à court terme - ASSISTANT D'ÉQUIPE

FONCTIONS CLÉS :

Sous la supervision générale et la direction du secrétaire exécutif, l'assistant d'équipe devra s'acquitter des tâches et responsabilités suivantes :

• Gérer les nominations du secrétaire exécutif en organisant et en mettant à jour ses engagements quotidiens, en priorisant les tâches et en lui rappelant les tâches et événements à venir en temps opportun.
• Recevoir toute la correspondance entrante, les e-mails, les rapports, etc. adressés au Secrétaire Exécutif et les transmettre, si nécessaire, au personnel approprié pour leur action immédiate
• Répondre aux demandes de renseignements et aux messages par courrier électronique et téléphonique des représentants des ministères gouvernementaux, des institutions multilatérales et bilatérales et des agences de développement avec tact et politesse.
• Gérer toute la correspondance et les documents sortants provenant du Secrétaire Exécutif en s'assurant qu'ils sont de qualité et de format appropriés, et adressés aux bonnes personnes ;
• Relire tous les documents et correspondances pour la signature du secrétaire exécutif, avoir le souci du détail et garantir que les documents sont exempts d'erreurs avant qu'ils ne soient signés et envoyés aux parties prenantes.
• Développer, exploiter et maintenir un système efficace de classement et de récupération de documents afin d'assurer la sécurité des documents et un accès facile à ceux-ci en cas de besoin.
• Prendre toutes les dispositions de voyage pour le secrétaire exécutif, y compris le billet d'avion, les formalités de visa, les réservations d'hôtel et le transport pendant la mission.
• Gérer le programme de visite des partenaires au développement, des responsables gouvernementaux ou des bailleurs de fonds et informer toutes les personnes concernées par l'organisation des activités programmées et de leurs rôles respectifs ;
• Aider le secrétaire exécutif à préparer les dossiers appropriés pour les réunions et conférences ainsi que les notes d'information pour les consultations.
• Assurer le secrétariat et l'administration lors des réunions de direction et du personnel de l'ADEA. 

COMPÉTENCES (aptitudes, expérience et connaissances) :

• Au minimum un baccalauréat en éducation, sciences du comportement, administration, gestion ou discipline connexe
• Au moins 4 ans d'expérience professionnelle solide en gestion de bureau, gestion des relations dans une agence de développement, une ONG internationale, une institution multilatérale de développement ou une organisation du secteur privé
• Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais et en français
• Haut degré d'organisation personnelle, d'initiative et de motivation personnelle
• Souci du détail et capacité à faire preuve de discrétion, de diplomatie et de bon jugement
• Capacité à travailler de manière indépendante et en tant que confident du secrétaire exécutif
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à travailler sous pression pour respecter les délais
• Solides compétences interpersonnelles, débrouillardise, fiabilité
• Capacité à travailler en équipe et dans un environnement multiculturel
• Excellentes compétences dans l'utilisation des applications Microsoft standards de la Banque – Word, Excel, PowerPoint, etc.

Conditions:

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Seules les candidatures retenues seront contactées