Assistante d'unité, BSAB

Société : BAD

Niveau : GS7

Poste n° : 50087669

Lieu de travail : Abidjan, Côte d'ivoire

Date de clôture : 02/05/2024

 

LA POSITION:

Sous la supervision du Secrétaire Exécutif de la Commission d'Appel des Sanctions, le niveau de responsabilité associé au poste d'Assistant Administratif exige que le titulaire du poste travaille de manière indépendante, et fasse preuve d'un haut degré de diplomatie et de sensibilité pour les questions confidentielles. La nature du travail peut nécessiter des heures supplémentaires occasionnelles et une disponibilité après les heures normales de travail.

 

Les principaux objectifs du poste sont de fournir une large gamme d'assistance à l'équipe pour la mise en œuvre de son programme de travail, y compris la gestion des flux de travail, l'administration de bureau, la gestion des ressources et le travail analytique.

 

FONCTIONS CLÉS :

Sous la supervision générale du Secrétaire exécutif de la Commission d'appel des sanctions, l'assistant administratif effectuera les tâches suivantes :

 

1. Gestion du flux de travail

• Concevoir et maintenir des systèmes de bureau efficaces.
• Suivre et assurer le suivi des documents, des brouillons de lettres et des mémorandums, surveiller les courriels entrants, traiter les fax, la correspondance générale et les mémoires.
• Assurer le classement sécurisé des informations sensibles et confidentielles et mettre en place une gestion efficace de ces dossiers. 
• Relecture de documents traduits pour garantir la compatibilité avec les textes originaux. 

 

2. Bureau de l' administration

• Organiser et assister à plusieurs réunions, rendez-vous, déjeuners et événements pour garantir qu'une gestion responsable est bien préparée.
• Organiser les voyages, les visas et l'hébergement du personnel du Secrétariat de la Commission d'appel des sanctions, du secrétaire exécutif de la Commission d'appel des sanctions et des membres de la Commission d'appel des sanctions.
• Traiter les demandes internes et du grand public en matière administrative ; filtrer les appels téléphoniques provenant de la banque et des collaborateurs externes et les traiter de manière appropriée ; accueillir et soigner les visiteurs ; organiser et maintenir des agendas électroniques et prendre et suivre les rendez-vous.
• Fournir une assistance aux membres du personnel ou aux consultants du Secrétariat et aux membres du Conseil scientifique.
• Assurer un soutien administratif général au Secrétariat en assurant la liaison avec la Direction des Ressources Humaines (PTVP), la Direction Informatique (TCIS), la Direction de la Comptabilité (FIFC), la Direction du Budget (SNPB), le Secrétariat Général (PSEG) et le Service Général. et de la logistique (TCBC) en ce qui concerne les locaux à bureaux, l'attribution du mobilier, de l'équipement et des fournitures de bureau. Demandes de travaux de réparation et d'entretien et suivi pour s'assurer que ces travaux ont été exécutés de manière satisfaisante.
• Initier et préparer divers documents et formulaires administratifs, tels que les listes du personnel et des consultants, les voyages du personnel et des consultants et les absences du personnel (congé annuel, congé dans les foyers, absence pour excuse et congé de maternité), ainsi que des données statistiques sur le personnel, selon les besoins.

 

3. La gestion des ressources

• Assister le secrétaire exécutif de la Commission d'appel des sanctions sur les questions concernant les ressources telles que le budget administratif ; surveiller et examiner les dépenses et porter les problèmes à l'attention de la direction.
• Gérer les systèmes ; créer et traiter des notes de frais dans SAP.
• Saisie des données dans SRAS et suivi de celles-ci.
• Connaître les candidatures DACON et les règles de passation des marchés concernant l'embauche de consultants.
• Gérer le paiement des membres du SAB, des consultants individuels et des parties externes dans SAP et suivre le paiement.
• Aider à la préparation du budget annuel et des rapports en fournissant des contributions sur les activités gérées.
• Participer au suivi et à la mise à jour des données sur le programme de travail et les indicateurs clés de performance.
• Aider au recrutement des consultants, STS et au remplacement des membres du SAB.

 

4. Travail analytique

• Produire des documents, des documents d'information, des rapports, des feuilles de calcul et des présentations.
• Prendre des notes lors des réunions, rédiger des lettres et préparer des procès-verbaux sur demande.
• Aider le cas échéant à la programmation des activités opérationnelles en utilisant le logiciel approprié.

 

5. Résolution de problème

• Assurer la liaison avec le Président et les membres de la Commission de Recours des Sanctions et organiser leurs missions.
• Assurer la liaison en interne avec le Bureau des Sanctions (SNSO), la Direction de l'Intégrité et de la Lutte contre la Corruption (PIAC), la Direction Juridique (PGECL), la Direction des Ressources Humaines (PTVP), la Direction des Acquisitions (SNFI), et tous les autres Directions et personnels membres.
• Répondre aux demandes de renseignements ; assurer la liaison avec les clients et les autres membres du personnel ; coordonner avec les autres membres du personnel.
• Assurer la liaison avec le secrétariat de la Commission d'appel des sanctions d'autres institutions financières internationales (IFI), telles que le Groupe de la Banque mondiale (GBM), le Groupe de la Banque interaméricaine de développement (BID), la Banque asiatique de développement (BAsD) et l'Union européenne. Banque pour la reconstruction et le développement (BERD).
• Assister le secrétaire exécutif de la Commission d'appel des sanctions dans la préparation des dossiers, notes, présentations PowerPoint au président du SAB, aux membres du SAB, au bureau du président et au Conseil d'administration de la BAD.
• Effectuer des recherches de fond dans le domaine de compétence et présenter de manière logique.
• Effectuer toute autre tâche demandée par le secrétaire exécutif de la Commission d'appel des sanctions.

 

COMPÉTENCES (aptitudes, expérience et connaissances)

 

1. Détenir au moins un baccalauréat ou son équivalent en droit, gestion des affaires, comptabilité, administration ou dans une discipline connexe.
2. Avoir un minimum de cinq (5) années d'expérience professionnelle pertinente dans un poste de direction dans une fonction de support, de préférence dans une banque multilatérale de développement.
3. Bonnes compétences en matière de budgétisation et de planification .
4. Solides compétences en service à la clientèle, bonnes compétences organisationnelles, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, souci du détail et capacité à travailler avec une main-d'œuvre diversifiée.
5. Capacité à traiter les informations confidentielles avec la plus grande discrétion.
6. Solidarité démontrée en équipe et en relations interpersonnelles.
7. Capacité à gérer des demandes, des priorités et des délais serrés multiples, simultanés et changeants .
8. Bonnes compétences en dactylographie et hautement souhaitable avec d'excellents niveaux d'initiative, d'enthousiasme, d'esprit d'équipe et de compétences organisationnelles et interpersonnelles.
9. Forte approche proactive " capable de faire ". Capacité, énergie et attitude appropriée pour prendre des initiatives, planifier et exécuter les tâches nécessaires au succès des activités du bureau.
10. Capacité à être flexible, ouvert d'esprit et intègre.
11. Innovation et créativité.
12. Communication
13. Orientation client
14. Résolution de problème
15. Travail d'équipe et relations.
16. L'efficacité opérationnelle
17. Capacité à communiquer efficacement (écrit et oral) en français et en anglais.

 

Conditions:

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