Secrétaire, PERN

Poste : Secrétaire, PERN

Société : BAD

Emplacement: Côte d'Ivoire

Niveau : GS5

Poste n° : 50001270

Date d'Expiration : 13/09/2024

 

LA BANQUE :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle œuvre à la promotion de la croissance économique et du progrès social sur le continent. Elle compte 81 États membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l'appui financier et technique aux projets transformateurs qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable. Afin de mieux cibler les objectifs de la Stratégie décennale (2024-2033) et d'assurer un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines d'intervention (Top 5) ont été identifiés, à savoir : l'énergie, l'agro-industrie, l'industrialisation, l'intégration et l'amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

 

LE COMPLEXE :

 

La Vice-présidence " Électricité, énergie, climat et croissance verte " est un complexe sectoriel axé sur la stratégie décennale de la Banque et la première priorité des High 5 " Éclairer l'Afrique et l'alimenter en énergie ". Les objectifs du complexe sont de développer des politiques et des stratégies ; de fournir une expertise technique sectorielle approfondie ; de développer de nouvelles opportunités de financement ; d'agir en tant que porte-parole pour représenter la Banque auprès des parties prenantes externes sur tous les aspects de " Éclairer l'Afrique et l'alimenter en énergie ", du climat et de la croissance verte. Le complexe se concentre sur les systèmes électriques, les politiques et la réglementation, les énergies renouvelables, l'efficacité énergétique (y compris la cuisson propre), le climat et la croissance verte.

 

LE DÉPARTEMENT

 

Le Département des énergies renouvelables et de l'efficacité énergétique a pour objectif général de promouvoir le développement des énergies renouvelables et de l'efficacité énergétique ainsi que la cuisson propre. Le Département est composé de trois divisions.

LE POSTE :

Le poste d'assistant de département, qui relève des services de soutien général et qui fournit un soutien administratif au bon fonctionnement du département des énergies renouvelables et de l'efficacité énergétique (PERN) , garantit que le directeur est libéré de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l'exécution efficace de ses fonctions et responsabilités supérieures.

 

Chaque équipe a ses fonctions uniques, mais l'assistant d'unité/division travaille plus ou moins uniformément quelle que soit l'équipe pour assurer un fonctionnement sans accroc au sein de l'unité/division du responsable/chef d'équipe concerné.

 

En conséquence, le travail de l'assistant d'unité facilite et contribue au succès du directeur dans l'exécution efficace de ses tâches en faveur de la stratégie de la Banque pour la réalisation des High 5.

FONCTIONS CLÉS :

Sous la direction générale et la supervision générale du directeur, l'assistant de département effectuera les tâches suivantes :

 

1. GESTION DU FLUX DE TRAVAIL
2. Entreprendre des tâches et des processus transactionnels qui soutiennent le bon déroulement du travail du directeur et de l'équipe.
3. Fournir un soutien et assurer le suivi de la correspondance et des processus administratifs courants.
4. Entreprendre la correspondance et les tâches conformément aux formats acceptés par la Banque et vérifier les éventuelles erreurs typographiques, la présentation, l'exhaustivité et l'exactitude procédurale de tous les documents soumis au Directeur pour autorisation, approbation ou signature.
5. Examiner et hiérarchiser la correspondance et les tâches importantes à exécuter.
6. Assurer le suivi et s'assurer que les tâches sont exécutées avec diligence et dans les délais impartis.

 

 

1. COMMUNICATION ET LIAISON
2. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l'urgence de chacun, y compris en les redirigeant vers les membres de la division ou les parties concernées, selon le cas.
3. Faciliter l'organisation des réunions en respectant leurs horaires et la réservation du lieu.
4. Fournir un soutien au directeur/à l'équipe pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel.
5. Assurer le suivi des délais de travail pour les tâches courantes et assignées.
6. Planifier les réunions du Directeur / de l'Équipe, selon les horaires et l'Agenda de la semaine.
7. Organiser l'heure et le lieu des réunions et fournir le soutien nécessaire à leur réussite.
8. Rédiger des rapports/comptes-rendus de réunions.

 

1. CONSERVATION DE DOSSIERS ET DOCUMENTATION
2. Maintenir un système de classement en copies papier et électroniques pour répondre aux besoins du Ministère .
3. Tenez un calendrier hebdomadaire des activités qui indique toutes les réunions auxquelles doivent participer le directeur ainsi que les autres membres du personnel. Il comprend également toutes les visites externes au département.
4. Obtenir des documents d'information et de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participera le personnel de l'équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s'assurant qu'ils disposent des dossiers d'information et des documents appropriés.
5. Maintenir l'adresse de contact / l'annuaire de diffusion des partenaires travaillant avec le Département .

 

1. ADMINISTRATION DE BUREAU
2. Prendre les dispositions de voyage du directeur/de l'équipe, y compris les billets, la réservation d'hôtel, etc.
3. Soutenir la préparation des présentations selon les besoins.
4. Photocopier et envoyer des communications électroniques lorsque le besoin s'en fait sentir.
5. Entreprendre toute autre tâche connexe assignée par le directeur .

 

1. OBLIGATIONS EN MATIÈRE D' ACHAT
2. Aider à exécuter la fonction d'approvisionnement .
3. Traiter les demandes d'achat attribuées au groupe fonctionnel liées à l'approvisionnement de biens, de services et de travaux.
4. Recevoir et examiner les demandes pour plus de clarté, d'adéquation des spécifications, d'exhaustivité, obtenir des informations supplémentaires et assurer la liaison avec les services utilisateurs et confirmer que le budget existe pour la demande.

 

1. BUDGET
2. Gérer le budget attribué à la division.
3. Aider la direction dans les questions concernant les ressources telles que le budget administratif; surveiller et examiner les dépenses et porter les problèmes à l'attention de la direction.
4. Participer à la préparation de la revue budgétaire annuelle et semestrielle par la saisie des données dans le système SAP et son suivi.

 

COMPÉTENCES (aptitudes,expériencesetconnaissances)                                                                                                            

 

1. Être titulaire au moins d'un baccalauréat en gestion d'entreprise, en commerce, en administration ou dans une discipline connexe.
2. Une formation en secrétariat et/ou en administration et gestion de bureau est avantageuse.
3. Avoir au moins quatre (4) années d'expérience pertinente et pratique dans des rôles administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d'organisations internationales, de banques de développement ou d'institutions similaires.
4. Une expérience dans le secteur privé sera un avantage supplémentaire.
5. Bonne connaissance des services administratifs et de soutien de bureau, y compris des systèmes et des procédures.
6. Capable de travailler sous pression et d'établir des priorités dans le cadre dynamique d'un environnement international et multiculturel.
7. Gérer efficacement les demandes internes et externes .
8. Capacité à travailler et à coopérer avec des personnes d' horizons divers.
9. Capacité à gérer des demandes simultanées et changeantes , des priorités et des délais serrés .
10. Maîtrise de l' utilisation des équipements standards (ordinateur, fax, scanner, photocopieurs , etc.).
11. Engagement démontrable à offrir un excellent service client axé sur la réception et l'administration.
12. Bonnes compétences rédactionnelles .
14. Résolution de problèmes .
15. Orientation client .
16. Travail en équipe .
17. Efficacité opérationnelle .
18. Innovation et créativité.
19. Intégrité et confidentialité.
20. Capacité à communiquer efficacement (à l'écrit et à l'oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l'autre langue.
21. Le bilinguisme, la connaissance de l'arabe, du portugais, etc. sont un avantage.
22. Compétence dans l'utilisation des applications Microsoft Office standards (Word, Excel, Access, PowerPoint et SAP).

 

Conditions:

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