Niveau : PL6

Numéro de poste : 50052201

Date limite de candidature : 26/07/2024

LA POSITION:

Le responsable des achats et de l'administration :

• Fournir à la direction des informations de suivi, des rapports, des relevés budgétaires en temps opportun et préparer un suivi régulier des indicateurs de performance clés ainsi que l'exécution du budget et les rapports d'activité annuels liés au budget.
• Coordonner et assister le personnel fiduciaire dans le recrutement de consultants, dans le cadre des budgets administratifs et d'investissement et des fonds fiduciaires, en garantissant une utilisation optimale des consultants conformément aux règles et procédures applicables ainsi qu'aux budgets approuvés.
• Agir en tant que point focal budgétaire au sein du département SNFI en charge de (i) coordonner la préparation du budget administratif des Départements et Divisions sur la base des programmes de travail annuels convenus, et (ii) suivre l'utilisation des ressources par les centres de coûts du Département selon aux règles et règlements de la Banque.
• Assurer la liaison régulière avec les complexes opérationnels et le département du budget pour garantir la disponibilité du budget nécessaire pour financer la participation efficace des équipes fiduciaires aux activités du cycle de projet.

FONCTIONS CLÉS :

Sous la supervision et la direction du directeur, le responsable des achats et de l'administration  :

1. Assurer la liaison avec le Front Office et les Divisions du département SNFI en vue de recueillir des informations sur les programmes de travail annuels et préparer en conséquence le budget administratif du département ;
2. Sur la base des programmes de travail des divisions liées aux opérations, assurer la liaison avec le point focal budgétaire des complexes opérationnels et les coordonnateurs budgétaires du SNVP pour assurer la disponibilité des ressources nécessaires pour fournir un soutien fiduciaire efficace pendant les missions de préparation et d'évaluation, y compris les documents de stratégie pays.
3. Fournir un soutien administratif, y compris la préparation des formulaires administratifs et budgétaires et le traitement des demandes dans SAP.
4. Assurer la liaison avec le coordonnateur du budget du SNVP sur une base continue pour planifier à l'avance les questions budgétaires ; identifier et lancer des mesures de mobilisation de ressources supplémentaires et mettre en avant les exigences d'efficacité. 
5. Travailler avec le Front Office et les chefs de division pour assurer une programmation appropriée et une mise en œuvre rapide du programme de travail du SNFI.
6. Coordonner et assister le personnel fiduciaire dans le recrutement de consultants, dans le cadre des budgets administratifs et d'investissement, tout en assurant une utilisation optimale des ressources conformément aux réglementations budgétaires.
7. Fournir une assistance administrative au personnel PL et GS dans les arrangements logistiques pour la planification des activités, la préparation et l'exécution des activités de formation, conformément aux prévisions budgétaires ; y compris la participation à des missions, le cas échéant.
8. Conseiller la direction en temps opportun pour assurer la maximisation de l'allocation des ressources du département.
9. Publier des mises à jour régulières du programme de travail et des niveaux d'utilisation du budget en fonction du calendrier de traitement.
10. Préparer des rapports d'activité annuels informatifs, des rapports mensuels sur les indicateurs de performance clés, des rapports mensuels sur l'exécution du budget et des rapports ad hoc.
11. Gérer la P-Card attribuée au département SNFI.
12. Gérer le processus de recrutement et d'utilisation des consultants, le paiement des honoraires pour les services. 
13. Gérer le recrutement du personnel à court terme et toutes les activités administratives connexes pour assurer une bonne gestion des contrats STS.
14. Exécuter toute autre tâche confiée par la Direction du Département.

COMPÉTENCES (aptitudes, expérience et connaissances) :

1. Être titulaire au moins d'une maîtrise en finance, en comptabilité, en administration des affaires, en ressources humaines, en gestion de bureau ou dans toute autre discipline connexe combinée à une expérience pertinente.
2. Avoir un minimum de quatre (4) années d'expérience pertinente en approvisionnement et/ou en gestion budgétaire.
3. Bonne connaissance des politiques, directives et procédures de gestion budgétaire des institutions internationales de développement et forte capacité à interpréter les politiques, directives et procédures institutionnelles.
4. Connaissance avérée des règles et procédures de passation des marchés de la Banque pour le recrutement de consultants dans le cadre des budgets administratifs et d'investissement et des fonds fiduciaires ; les procédures de décaissement ; et des directives et outils de gestion financière, est indispensable.
5. Solide expérience en matière de processus budgétaire et de reporting financier. Une expérience dans des organisations internationales sera un atout.
6. Bonnes compétences en organisation et en planification.
7. Solides compétences en service à la clientèle, capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, souci du détail et capacité à travailler avec une main-d'œuvre diversifiée.
8. Capacité à communiquer efficacement (écrit et oral) en anglais ou en français, de préférence avec une connaissance pratique de l'autre langue. La maîtrise des deux langues de la Banque (anglais et français) est un atout.
9. Compétence avec les logiciels MS Office standards (Word, Excel, PowerPoint), de préférence combinée à une connaissance et une expérience des opérations SAP.

Conditions:

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